Je salesteam groeit niet mee: werven of anders inrichten

Moet je erbij werven zodra de targets sneller stijgen dan de bezetting, of los je het probleem eerst op door het team anders in te richten?

Het is dinsdagochtend en de sales director zit met het forecast-dashboard open. De targets voor dit kwartaal zijn flink omhoog gegaan, maar het team is nog even groot als vorig jaar. Twee accountmanagers zitten al boven hun volle agenda, een derde stuurt tussen twee klantgesprekken door een appje naar HR: kunnen we niet gewoon iemand erbij zetten? Het is een vraag die vaak te snel gesteld wordt, en te snel beantwoord met ja.

Want soms is werven precies wat nodig is. En soms los je met een extra verkoper alleen maar hetzelfde probleem op, twee keer zo duur.

Wanneer werven wel de juiste stap is

Als het aantal leads, accounts of gesprekken is toegenomen en de bestaande mensen simpelweg geen uren meer over hebben, dan helpt erbij zetten. Je herkent dit aan concrete signalen: reactietijden op nieuwe aanvragen lopen op, verkopers laten leads liggen omdat ze niet meer aan opvolgen toekomen, en de deals die wel binnenkomen kosten meer tijd per stap dan een half jaar geleden. Het probleem zit dan in de hoeveelheid werk, niet in de manier waarop het werk gebeurt.

In dat geval is de vraag niet of je werft, maar voor welk deel van het proces. Zoek je iemand die nieuwe klanten binnenhaalt, of iemand die bestaande klanten uitbouwt? Dat is een ander profiel, en een andere vacaturetekst.

Wanneer het probleem niet in de bezetting zit

Soms is het team druk, maar niet productief. Je ziet dan veel activiteit en weinig resultaat: agenda's vol, telefoons roodgloeiend, en toch stokken de deals steeds op hetzelfde punt. Vaak zit de oorzaak ergens anders. Leads komen binnen zonder dat iemand ze kwalificeert, waardoor verkopers tijd steken in gesprekken die nooit iets worden. De overdracht tussen marketing en sales is niet geregeld, dus begint elk gesprek weer bij nul. Of een junior verkoper krijgt de complexe accounts, omdat er toevallig niemand anders vrij was.

Als dat de situatie is, lost een extra verkoper niets op. Je voegt iemand toe aan een proces dat al niet werkt, en die persoon leert precies dezelfde omwegen aan als de rest van het team. Het kost meer salaris, meer inwerktijd en meer sturing, voor hetzelfde resultaat. Een verkeerde aanname over wie je nodig hebt is op de lange duur duurder dan even geen vacature open zetten.

Een voorbeeld dat vaak terugkomt: een team waarin iedere verkoper alle typen klanten bedient, van de kleine eenmalige order tot het grote contract dat maanden onderhandelen vergt. Beide vragen een andere aanpak en een ander tempo, en door ze bij dezelfde mensen te leggen, gaat het kleinere werk ten koste van het grotere, of andersom. Dat zie je niet meteen terug in de bezettingscijfers, wel in de resultaten aan het eind van het kwartaal.

Het team eerst anders inrichten

Voor je een vacature schrijft, is het de moeite waard om te kijken of een andere indeling hetzelfde effect heeft. Een voorbeeld dat vaker werkt: het splitsen van één brede rol in twee smallere. In plaats van dat iedereen zelf leads zoekt, kwalificeert en sluit, neemt één persoon het eerste contact voor zijn rekening en een ander de onderhandeling en closing. Beiden worden daar beter in, en de doorlooptijd per deal daalt vaak vanzelf.

Ook administratieve taken zijn een blinde vlek. Een verkoper die een kwart van zijn week kwijt is aan het bijwerken van het CRM, offertes uittypen of interne afstemming, heeft in feite al een kwart minder capaciteit dan op papier staat. Die tijd teruggeven, door taken te herverdelen of simpelweg te schrappen, levert soms meer op dan een nieuwe collega.

Wat een starter wel en niet oplost

Als de conclusie toch is dat je erbij moet werven, is de volgende vraag: op welk niveau? Een starter is goedkoper en makkelijker te vinden, maar heeft tijd nodig om het vak te leren en het proces te doorgronden. Voor een team met een helder ingericht proces en goede onboarding is dat een prima investering. Voor een team dat zelf nog niet weet hoe het zijn werk het beste doet, is een starter geen oplossing maar een extra vraagteken erbij. Die persoon leert namelijk niet het vak, maar de gewoontes van het team eromheen, inclusief de omwegen.

Een ervaren verkoper kost meer, maar kan vaak zelf al signaleren waar het proces vastloopt. Dat is niet in elke situatie nodig, maar wel iets om bewust in mee te wegen bij het profiel dat je zoekt.

Er is ook een middenweg die vaak over het hoofd wordt gezien: iemand met een paar jaar ervaring in een aanpalend vak, die het commerciële vak nog niet volledig beheerst maar wel al weet hoe een proces eruitziet en hoe je met klanten omgaat. Die persoon heeft minder inwerktijd nodig dan een starter, en is toegankelijker qua salaris dan een doorgewinterde senior. Voor teams die tussen die twee uitersten vallen, is dat vaak de meest praktische keuze.

Naar de juiste vacature

Zodra helder is waar het echte knelpunt zit, wordt de vacaturetekst ook scherper. "Commercieel talent gezocht" trekt reacties van mensen die niet weten waar ze aan beginnen. Een tekst die benoemt wat er speelt, hoeveel accounts iemand overneemt, welk deel van het proces al staat en welk deel nog gebouwd moet worden, trekt kandidaten die precies dat willen doen. Dat scheelt aan beide kanten tijd in het proces van werving en selectie, en het scheelt een latere mismatch die je weer overnieuw laat beginnen.

De vraag "werven we erbij, of richten we het anders in" is dus zelden met alleen ja of nee te beantwoorden. Vaak is het antwoord: eerst het een, dan pas het ander, en soms allebei tegelijk. Wat wel altijd helpt, is eerst kijken naar wat er werkelijk gebeurt in het team, voor je een vacature online zet.

Dit artikel hoort bij Werving & Selectie. Daar staat hoe wij dit in de praktijk aanpakken.